Comment améliorer la gestion de ces 4 postes chronophages ?

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Après une longue journée de travail, vous êtes-vous déjà rendu à l’évidence que vous n’aviez accompli aucune tâche importante ? Il n’y a pas de doute. Vous vous êtes certainement enlisé dans la routine des postes chronophages. Qui dit tâche ou poste chronophage, dit forcément perte de temps. On vous donne toutes les astuces pour améliorer la gestion de quatre postes chronophages.

La gestion des factures

Si votre entreprise mène des activités à but commercial, la phase de la gestion des factures est inévitable. Il vous faudra non seulement faire des encaissements, mais aussi des recouvrements. En plus de demander de l’énergie, ces tâches peuvent être chronophages quand on prend en considération la gestion de projets importants qui vous incombe. Dans ce cas, opter pour un logiciel de facturation gratuit peut vous faire économiser du temps et de l’argent.

Une autre solution serait de faire appel à une assistance extérieure. Pensez par exemple à visiter le site d’Interencaiss, si vous recherchez une aide extérieure pour la gestion des factures de votre entreprise. Il s’agit en général de professionnels qui vous proposent leur assistance pour différentes tâches. Ils vous aideront par exemple à :

  • faire des rappels ;
  • recouvrer des créances ;
  • faire des encaissements ;
  • faire un point des caisses.

La gestion des emails

On ne saurait parler de postes chronophages sans aborder la gestion des emails. Envoyer ou répondre aux messages est une tâche qui revient dans presque tous les domaines de la vie professionnelle. Se retrouver avec une centaine de mails à écrire ou auxquels répondre peut très vite semer la panique et désorganiser toute une journée de travail.

Vous pouvez déjà commencer par définir une tranche d’heures précise dédiée aux emails. Pendant ce laps de temps, concentration et rigueur doivent vous guider pour l’atteinte de vos objectifs. Pensez également à répondre aux emails par ordre d’importance ou d’urgence. Assurez-vous qu’un email mérite vraiment une réponse immédiate avant de vous lancer. L’automatisation des messages vous permettra également de gagner un temps considérable.

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Les appels téléphoniques

Si vous passez généralement la moitié de votre journée à passer des appels alors que vous avez des tâches plus importantes à faire, il est alors essentiel de revoir votre organisation. Le but n’est pas de passer outre les messages, surtout s’ils sont essentiels pour le bon déroulement de vos activités.

Pensez plutôt à optimiser le temps d’appel en vous concentrant uniquement sur la raison de l’appel. Parfois, envoyer un mail est plus efficace que de téléphoner. Assurez-vous donc également de la nécessité de contacter la personne.

Le classement et l’archivage des documents

Le traitement et l’archivage des documents représentent une lourde tâche administrative. En effet, il faut quotidiennement trier, classer et ranger les papiers. Ce poste chronophage peut porter considérablement atteinte à la productivité en entreprise.

L’idéal dans ce cas, est de déléguer particulièrement cette tâche. Engagez par exemple un archiviste. De par sa formation, ce dernier possède toutes les compétences pour procéder de façon optimale à l’archivage de documents aussi bien physique que numérique.

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