Dématérialisation de la comptabilité : des avantages dans tous les secteurs

La dématérialisation a insufflé une nouvelle dynamique dans tous les secteurs d’activité. C’est ainsi qu’en comptabilité, de nombreux services sont digitalisés pour permettre aux entreprises de gagner du temps et d’accroître leur productivité. Elles utilisent moins de documents papier dans l’accomplissement de certains actes. Il s’agit entre autres du dépôt des comptes annuels, du traitement des factures et bien d’autres tâches. Souhaitez-vous en savoir plus ? Voici les avantages de la digitalisation de la comptabilité dans différents secteurs d’activité.

Le dépôt des comptes annuels en ligne

Grâce au numérique, déposer les comptes annuels est devenu une tâche très facile. Si auparavant, il fallait compiler des documents et se rendre au greffe du tribunal de commerce avant de déposer les comptes annuels de son entreprise, ce n’est plus le cas actuellement. La procédure de dépôt des comptes annuels est désormais digitalisée et très simplifiée. Les agents comptables peuvent remplir cette formalité depuis le confort de leur bureau. Il leur suffit de se rendre sur une plateforme dédiée à cet effet et de suivre le processus.

Une fois en ligne, il faut répondre brièvement à une série de questions avant de procéder au téléversement des documents comptables requis (qui sont au préalable numérisés) pour la validation des comptes. Après le chargement des documents, un contrôle est effectué avant que les comptes ne soient approuvés. Il faut noter que sur certaines plateformes, les documents sont réceptionnés et traités par des experts en comptabilité. En cas d’incohérence, ils peuvent intervenir pour prodiguer des conseils ou donner des orientations.

dépôt comptes annuels

La déclaration d’impôt en ligne

Tout comme le dépôt des comptes annuels, les entreprises ne sont plus obligées de se déplacer avant de déclarer leurs impôts. Grâce à la connexion internet, elles peuvent le faire depuis un ordinateur. Cela permet aux agents comptables de répondre rapidement à cette disposition légale afin de se focaliser sur leurs missions phares. La procédure de déclaration peut varier selon le statut de votre entreprise. Elle se fait via le site gouvernemental prévu à cet effet. À ce niveau également, il faut répondre aux questions prévues à travers les formulaires disponibles en fonction du statut de l’entreprise. Il s’agit des formulaires 2042, 2042 C PRO, 2042 — RICI.

Le traitement des factures en ligne

La dématérialisation de la facturation permet d’avoir une vue d’ensemble de la situation comptable d’une entreprise. D’abord, elle permet d’avoir un reporting exact des ventes réalisées par les employés. Il suffit de sélectionner dans le logiciel comptable la période souhaitée et les résultats apparaîtront sur l’écran. Grâce à des logiciels comptables, il est plus facile d’identifier les articles qui sont vite écoulés et ceux qui traînent en stock. Cela facilite la gestion de stock. De plus, avec la facturation en ligne, il est plus facile de mener des actions de recouvrement. Le logiciel fournit avec exactitude la liste des clients débiteurs ainsi que le montant de leurs dettes.

L’outil a également la possibilité de fournir les échéances arrêtées par les clients pour le paiement des articles. Les agents comptables pourront ainsi faire des relances sans fouiller des documents au risque de se tromper. La dématérialisation de la facturation est un moyen efficace pour suivre en temps réel la trésorerie d’une entreprise. Les dirigeants n’ont plus besoin d’attendre de recevoir des rapports de leurs collaborateurs avant de connaître la santé financière de l’entreprise. Grâce aux entrées et sorties d’argent enregistrées par les logiciels comptables, ils sont au courant de tout ce qui se passe.

La gestion des notes de frais

La numérisation des activités comptables va au-delà de l’enregistrement des factures. Avec les logiciels d’édition des notes de frais, les dirigeants peuvent facilement maîtriser les dépenses professionnelles qui s’effectuent au sein de l’entreprise. Ces solutions digitales sont mises à la disposition des dirigeants pour enregistrer les différents mouvements de leurs collaborateurs pour les besoins de l’entreprise. Cela concerne les dépenses effectuées lors d’une visite client et les voyages d’affaires.

La numérisation de la gestion des notes de frais est ainsi un moyen pour réaliser des économies au profit de l’entreprise. Grâce à l’automatisation des données, les managers peuvent éviter l’enregistrement des faux frais et les dépassements de budget. Vous avez en effet en tant que dirigeant une idée exacte du montant à rembourser aux employés pour les frais engagés de leur poche dans le cadre de l’exécution d’une tâche professionnelle.

La réconciliation ou le suivi bancaire

La réconciliation ou le suivi bancaire est la clé principale qui garantit une bonne comptabilité d’entreprise. Elle traduit une fidélité des données comptables avec les relevés délivrés par la banque sur une période donnée. Cet exercice était manuel pour les agents comptables et les mettait souvent en porte-à-faux avec les relevés bancaires. Cependant, avec les logiciels comptables, ces erreurs ne sont plus fréquentes. La réconciliation bancaire ne souffre d’aucun manque de rentrée ou de sortie de fonds. L’enregistrement automatisé délivre fidèlement les données et permet aux comptables de suivre les relevés bancaires pour souligner les incohérences.

Les logiciels permettent également de corriger de façon automatique les éventuelles incohérences relevées à l’issue de la vérification des comptes de l’entreprise. Les opérations non enregistrées ou mal enregistrées sont mises à jour pour garantir l’adéquation entre le solde du « compte entreprise » et le solde du « compte banque ». L’outil offre donc aux dirigeants d’entreprise d’être à la fois proactifs et réactifs.

La bonne saisie des données de l’entreprise

Les saisies manuelles sont entachées d’erreurs ou de manquements. Cela est dû souvent à une perte de concentration et les entreprises n’arrivent par conséquent pas à obtenir des données exploitables à 100%. Avec la dématérialisation des opérations comptables, le risque d’erreur au niveau de la saisie des données est complètement réduit. Cela permet à l’entreprise de disposer des données fiables sur lesquelles se reposer pour les prises de décisions.

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Une meilleure traçabilité des données

La conservation des données de l’entreprise constitue non seulement une équation à résoudre, mais également une charge à supporter. Pour garantir la traçabilité des différentes opérations effectuées par l’entreprise, il faut conserver sur une période donnée les documents pouvant servir de preuve. Pour certains documents, il faut attendre 5 à 10 ans avant de procéder à leur destruction. Face à cette réalité, les entreprises sont confrontées à un sérieux problème d’espace et d’archivage. Comme solution à ce problème, bon nombre d’entre elles optent pour la location de box de stockage. Ce qui représente un coût à supporter.

Grâce à la dématérialisation des services, les entreprises n’ont plus besoin d’espace physique pour conserver les documents importants relatifs à leurs activités. Fini avec les papiers. Elles n’ont plus qu’à numériser chaque document comptable afin d’automatiser leur archivage. Pour cela, la mise en place d’un projet d’archivage numérique est nécessaire. Afin de réussir l’archivage numérique des données et garantir leur traçabilité, il faut procéder à un audit interne des archives présentes dans l’entreprise et évaluer les contraintes qui peuvent se présenter au cours du processus.

Après cette première étape, il faut définir un cahier des charges en fonction des besoins de l’entreprise pour que les solutions qui seront proposées soient réellement profitables à cette dernière. Viennent ensuite l’élaboration des process et la définition des responsabilités pour une meilleure gestion du projet.

Enfin, la concrétisation du projet de digitalisation de la comptabilité est lancée et le choix de l’hébergement est opéré. Les archives numérisées peuvent être hébergées à l’interne comme à l’externe. Tout dépend du volume d’activité de l’entreprise. La dématérialisation de la comptabilité est donc une solution qui permet aux entreprises d’améliorer leurs performances et de gagner en temps. Grâce aux différents outils digitaux, elles peuvent accomplir des actes administratifs sans effectuer de déplacements physiques. Ces outils favorisent également une meilleure gestion des finances.

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