Classeurs, ordinateurs, papiers, post-it, les fournitures de bureau sont indispensables au bon fonctionnement d’une entreprise. Elles sont utilisées quotidiennement par le personnel pour les tâches courantes. Toutefois, leur gestion n’est pas toujours bonne. Or, il est possible de faire des économies en optimisant l’utilisation de ces accessoires. Alors, comment assurer une meilleure gestion des fournitures de bureau ? Découvrez quelques astuces.
Évaluez convenablement vos besoins en fourniture de bureau
La gestion rationnelle de vos fournitures de bureau passe en premier lieu par une évaluation pointue des besoins de votre entreprise. Sans les déterminer, vous aurez en effet du mal à établir une politique de gestion efficace et pérenne. Pour cela, commencez par faire le point des accessoires nécessaires : imprimantes, cartouches d’encre, ordinateur, clés USB, trieurs de bureau, classeurs, agenda, chemises cartonnées, pots à crayons… Cet exercice vous permettra en outre de mieux maîtriser les dépenses liées aux fournitures de bureau.
Par ailleurs, évaluer vos besoins présente également d’autres avantages. Vous pouvez en effet anticiper les moments de rupture et renflouer votre stock afin de ne pas paralyser vos activités. Pour y parvenir, vous pouvez créer un fichier Excel pour l’ensemble de vos fournitures de bureau. Créez par exemple une page pour chaque catégorie de fournitures. Vous pouvez également ajouter une colonne pour mentionner les commandes en attente.
Faites appel à un grossiste en fourniture de bureau
Pour réaliser des économies conséquentes sur l’achat de vos fournitures de bureau, il est nécessaire de faire appel à un grossiste. Avec ce dernier, vous pouvez en effet bénéficier de belles réductions sur vos commandes. N’hésitez donc pas à faire vos achats de vos fournitures en gros pour tirer le meilleur parti de votre argent.
De nombreux grossistes sont disponibles sur le marché et il est nécessaire de comparer plusieurs offres avant de vous décider. Vous pourrez ainsi exclure plus facilement ceux que vous jugez trop chers. Pour ceux qui pratiquent des tarifs intéressants, la qualité des articles vendus peut vous permettre de les départager. Chez certains fournisseurs en gros comme directpapeterie.com, vous pouvez commander des fournitures de bureau de bonne facture à un prix discount.
Généralement, les réductions accordées par les grossistes sont proportionnelles à la quantité de matériel achetée. Toutefois, l’idée n’est pas de prendre d’un coup l’ensemble des fournitures de bureau que vous utiliserez pour les cinq prochaines années. Une telle tactique ne peut vous faire réaliser des économies sur la durée. Le matériel comme les ancres et d’autres fournitures deviennent en effet caducs. Il en résulte ainsi un gaspillage d’argent, puisque vous finirez par jeter des fournitures qui n’auront jamais servi.
Essayez donc de trouver le juste milieu : assez de fournitures pour bénéficier d’une réduction, mais pas trop au risque d’en gaspiller. L’inventaire de vos besoins réalisé en amont vous sera d’une grande aide à cet effet. Par ailleurs, vous pouvez automatiser le réapprovisionnement de votre société en fourniture de bureau. Cela vous permettra de recevoir vos commandes à temps, même lorsque vous oubliez de les lancer.
Limitez l’accès aux fournitures de bureau
Pour étendre davantage votre contrôle sur les fournitures de bureau, vous devez en limiter l’accès au personnel. Si tout le personnel peut se rendre dans la salle des fournitures, cela peut en effet sérieusement compromettre vos objectifs d’optimisation. Pensez alors à désigner une personne qui sera la seule à avoir accès au stock. Tous les autres employés, pour leurs besoins, devront systématiquement passer par elle.
Responsabilisez les employés
Toute politique d’optimisation de la consommation des fournitures de bureau qui ne prend pas en compte le personnel est vouée à l’échec. Ces derniers en sont en effet les principaux utilisateurs. Il est donc crucial qu’ils y soient intégrés. N’hésitez pas à faire appel à leur sens de la responsabilité. Lorsque vous constatez une utilisation excessive d’un matériel de bureau, faites-leur savoir. Vous devez avoir un plan d’action concret connu de tous vos employés. Cela les incitera à développer des gestes qui permettront de réduire le budget alloué aux fournitures.
En outre, la détermination des besoins en fourniture de bureau de votre entreprise vous permettra de ne rendre accessible aux employés que le strict nécessaire pour travailler. De cette façon, vous limitez les excès. Vous pouvez par exemple supprimer les imprimantes personnelles. Ce simple geste vous permettra dans un premier temps de diminuer le nombre de ces appareils et par la même occasion leur incidence énergétique.
Optimisez votre utilisation du papier
Le papier fait partie des fournitures de bureau les plus utilisées. Les imprimantes tournent souvent à plein régime dans de nombreuses entreprises, ce qui exige un nombre considérable de feuilles. Il est donc important de trouver des astuces pour limiter leur utilisation. En voici quelques-unes. Tout d’abord, vous pouvez commencer par imprimer recto verso. Cette astuce, quoique simple, vous permet de réduire jusqu’à 50% votre utilisation de feuilles. Incitez alors vos employés à le faire pour réduire le nombre de papiers gaspillés.
Ensuite, quelques petits changements au niveau de la mise en page des documents peuvent également contribuer à limiter l’utilisation du papier. Il s’agit notamment de la réduction de la taille de la police et de l’interligne. Ces deux éléments combinés peuvent en effet permettre d’alléger sensiblement le nombre de pages d’un fichier.
Enfin, avez-vous déjà pensé à la dématérialisation du stockage de vos documents ? Avec les progrès spectaculaires de la technologie, il est tout à fait désormais possible de mettre en place une politique zéro papier. Vous n’êtes ainsi plus tenu d’imprimer à tout va. Vous pouvez conserver une version électronique de tous vos dossiers essentiels sur des supports aussi variés qu’une clé USB, un disque dur, etc.
Aussi, avec l’avènement des services comme le cloud, il est possible de sauvegarder l’intégralité de vos dossiers sur un serveur privé à l’abri de toute tentative d’intrusion ou de piratage. Vous pouvez ainsi remplacer vos archives physiques par une version numérique. De quoi réaliser des sacrées économies sur la consommation du papier. Optimiser l’utilisation de vos fournitures de bureau peut ainsi vous permettre de réaliser des économies. Les différentes astuces proposées ci-dessus vous seront sans doute utiles.
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