Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?

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Le coffre-fort est un équipement en forme de boîte encastrée dans un mur et qui sert à conserver des choses importantes. Il peut s’agit d’argent, de documents importants, de bijoux ou d’armes. Le vent de la numérisation qui souffle sur tous les secteurs n’a pas épargné non plus ce dispositif et aujourd’hui on distingue également des coffres-forts numériques ? Si vous n’en aviez aucune idée, c’est le moment d’emmagasiner des informations utiles à ce propos.

Zoom sur le coffre-fort numérique

Encore connu sous l’appellation de coffre-fort électronique, le coffre-fort numérique est un espace virtuel et personnel sur internet où on conserve des données numériques importantes.

Le coffre-fort numérique : existence d’un cadre légal

Il est régi par la loi, notamment par le Code des postes et des communications électroniques en son article L.103. Il est aussi régi par les décrets n° 2018-418 et 2018-853 qui organisent la question de l’usage du coffre-fort numérique. L’encadrement de l’usage de ce dispositif par la loi vise à protéger principalement les utilisateurs. En effet, ces derniers pourraient être trompés par des fournisseurs qui ne proposent pas une réelle garantie de la protection de leurs données.

Or l’usage d’un coffre-fort numérique implique le stockage de données à caractères personnels ou professionnels très sensibles. Il est donc nécessaire que le prestataire qui se charge de la sécurité des données soit respectueux des normes en matière de protection des données à caractère sensible. Ce service s’adresse aussi bien aux entreprises désireuses de protéger des informations professionnelles qu’aux particuliers souhaitant transmettre des données ou des biens.

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Quels types de données peut-on stocker dans un coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort numérique permet de stocker des données sensibles comme dans un coffre-fort physique à la différence qu’ici, les fichiers sont numériques. Il est très réputé en milieu professionnel, car ce sont les entreprises qui l’utilisent majoritairement.

Les documents administratifs des employés

Au sein des entreprises, le coffre-fort numérique sert de lieu de stockage pour des documents administratifs importants comme les factures et les bulletins de paie des employés. En effet, il constitue un outil de diffusion des documents des ressources humaines aux collaborateurs.

Les fiches de paie par exemple sont numérisées pour éviter une production trop volumineuse de paperasse. Cela répond d’ailleurs à l’obligation faite aux entreprises de se conformer à la législation concernant la protection des données à caractère personnel. Cette dernière veut en effet que les bulletins de paie soient transmis aux travailleurs en format numérique.

Ils sont donc numérisés et conservés dans un espace du coffre-fort numérique dont seul le salarié connaît le code. Beaucoup d’autres documents administratifs comme les contrats de travail, le solde en banque, les avenants… y sont également stockés. Cependant, ils ne sont accessibles qu’en lecture uniquement et ne peuvent être modifiés que par l’éditeur.

Les documents de la clientèle

Certaines entreprises préfèrent utiliser le coffre-fort numérique pour faire parvenir des documents aux clients ou pour les conserver. C’est le cas des banques qui y gardent les relevés de remboursement ou encore les relevés de leurs clients. Pourront également être stockés des documents contractuels, des devis et tout document important pour une entreprise.

Les documents personnels de particuliers

Les particuliers peuvent également se servir du coffre-fort numérique. Ils pourront y stocker leurs documents d’identification, des documents officiels de leurs biens, des titres de propriétés, des livrets de famille et tout ce qu’ils jugent important.

En ce qui concerne leur conservation, il n’y a aucune inquiétude à se faire, car les documents restent accessibles pendant au moins 50 ans. L’utilisateur doit juste connaître son code d’accès personnel.

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Quels sont les avantages du coffre-fort numérique ?

Le coffre-fort électronique présente bien des avantages, notamment quand on le compare au coffre-fort traditionnel.

Un supplément de sécurité

Le coffre-fort numérique offre plus de sécurité que le coffre-fort traditionnel. En effet, lors des cambriolages, les coffres-forts sont souvent visés et dévalisés. Cela ne risque pas de se produire avec un coffre-fort numérique qui est indétectable en plus d’être hautement sécurisé.

De plus, en cas d’intempéries (inondation, tremblement de terre, dégâts dans le logement), le coffre-fort traditionnel risque de recevoir des dommages, voire même d’être détérioré. Le coffre-fort numérique quant à lui demeurera intact, peu importe la situation.

Et ses avantages ne s’arrêtent pas là.

Un gain d’espace et une facilité de traitement des données en entreprise

L’usage du coffre-fort numérique permet aux entreprises de gagner beaucoup d’espace. En effet, elles sont débarrassées de l’obligation de conserver tous les documents version papier qui touchent à leur fonctionnement, dans leurs murs ou chez un archiviste. Tous ces documents seront numérisés et stockés dans le coffre-fort.

En plus de l’économie d’espace engendrée, le coffre-fort numérique permet de traiter plus simplement les données, d’en autoriser l’accès et de les partager. Il n’y a plus besoin de recourir aux mails ou aux courriers à transporter. Par ailleurs, les risques d’erreur dans l’archivage des données sont presque réduits à néant.

Une facilité d’utilisation

Le stockage et l’archivage des données dans le coffre-fort électronique sont très simples. Le transfert s’effectue en quelques clics depuis l’ordinateur ou la tablette de l’utilisateur. Lorsque le fichier ne pèse que quelques kilo-octets, le transfert s’effectue encore plus rapidement.

Par contre, lorsqu’il s’agit de fichiers volumineux, le transfert peut prendre un peu plus de temps. Toutefois, vous n’aurez rien à craindre, car le coffre-fort possède une grande capacité de stockage de données.

Un choix écologique

L’utilisation du coffre-fort numérique relègue au second rang celle du papier sur bien d’aspects. Les entreprises en utiliseront désormais beaucoup moins puisque les documents physiques seront réduits. La plupart des entreprises prennent déjà conscience de l’impact négatif de leurs déchets sur la nature et développent des stratégies pour les réduire au maximum. Le coffre-fort numérique représente alors un atout pour elles dans cette résolution et un moyen de préserver l’environnement.

En somme, stocker et sécuriser l’accès à ses documents ou effets personnels à travers un coffre-fort est une pratique courante. De nos jours, il est aussi possible de le faire de manière virtuelle. Cette solution efficace que constitue le coffre-fort numérique offre entre autres un supplément de sécurité, un gain d’espace, une facilité de traitement des données en entreprise et constitue également une solution écologique. Et même s’il est majoritairement adopté par les entreprises, les particuliers peuvent également l’utiliser pour conserver ou transmettre des données importantes.

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