Qu’est-ce qu’un tampon pour entreprise ?

Le tampon pour entreprise est encore appelé tampon encreur à cause de l’encre dont on l’imbibe pour marquer les sceaux. Cet outil est entré dans la vie administrative des entreprises depuis plusieurs siècles. Chaque service ou direction de la structure doit normalement en être doté. Il porte l’identité de l’entreprise et permet le plus souvent d’authentifier les actes que la personne morale prend quelle que soit leur nature. A ce titre, le tampon comporte plusieurs informations qui sont importantes à la connaissance de l’entreprise pour laquelle il a été réalisé. Il est en quelques sortes la « carte d’identité » de celle-ci.

Les informations importantes que comportent le tampon pour entreprise

Le nom de l’entreprise est le premier renseignement à inscrire. C’est la dénomination par laquelle elle est reconnue.

L’adresse revêt une importance capitale. Elle permet de situer géographiquement la société.

Le numéro Siret servant à identifier chaque établissement dans l’entreprise.

La forme juridique de l’entreprise, il s’agit de préciser si c’est une Société à Responsabilité limité (SARL), une Société anonyme (S.A), une institution publique, etc.

En dehors de ces données devant nécessairement figurer sur le tampon pour entreprise, il y a d’autres qui ne sont pas importantes. Il s’agit par exemple du capital social, du téléphone, de l’email et du site internet. La tendance à restreindre les informations sur cet outil vise à ne pas le surcharger de sorte à y inscrire uniquement l’essentiel.

Le design du tampon

En dehors de la couleur du tampon pour entreprise qui détermine son choix, il est capital que cet outil réponde à certaines préoccupations subjectives, mais qui inconsciemment amènent les utilisateurs à apprécier son usage au quotidien. Il s’agit en effet de la matière de fabrication. Il en existe de plusieurs sortes.

Le tampon métal avec poignée : il répond à un besoin d’exploitation fréquente et s’use moins vite que tous les autres.

Le tampon pour entreprise en bois : de toutes les autres formes, il est le plus ancien connu. Il reste malgré son ancienneté dans l’usage quotidien parce qu’il est facile à utiliser et son emploi résiste à la disparition à cause de la nostalgie de la plupart de ses amateurs.

Le tampon textile : il sert pour les matières spéciales comme les tissus auxquels il adhère plus facilement. Il ne s’utilise pas pour les documents en papier.

Ces différents designs du tampon pour entreprise sont constitués d’une partie supérieure avec une base recouverte d’un caoutchouc comportant tous les renseignements utiles. Cette partie-là est la plus importante. Ceci de sorte que l’on ait juste besoin de la décoller et de commander une nouvelle en cas d’usure rendant illisibles les informations inscrites dessus. Lorsque l’entreprise se trouve dans le besoin de renouveler son tampon usé, elle a le choix entre s’adresser à son fabricant qui est souvent un artisan cordonnier ou faire une recherche en ligne pour passer sa commande. Cette commande dématérialisée a l’intérêt de faire gagner du temps.

Les types de tampon pour entreprise et leurs rôles

Aujourd’hui, l’usage du tampon encreur s’est tellement généralisé, qu’il s’avère être l’un des outils de formalisation d’une entreprise. Toutefois, il ne sert pas qu’à authentifier les actes de la structure. Il peut jouer d’autres rôles :

Le tampon dateur permet d’inscrire sur un document une date. Il est utile dans la décharge des correspondances administrative et confère d’ailleurs au document une certaine authenticité en cas de doute. Cet instrument est doté d’un mécanisme de rubans en gomme sur lesquels sont gravés les jours de la semaine, les mois et l’année. L’on peut tourner les rubans de sortes à obtenir les dates exactes que l’on souhaite ;

Le tampon pour entreprise folioteur est utilisé surtout dans l’imprimerie et sert à numéroter des feuillets d’un document ;

Les tampons à mentions spécifiques permettant d’approuver le paiement d’une facture par exemple avec le cachet « payé ». Ceux-ci dépendent du besoin de l’entreprise. Ainsi, nous pouvons avoir les mentions « lu et approuvé », « validé » ou encore « confidentiel ». La liste n’est pas exhaustive.

Signification de la couleur de l’encre utilisée sur le tampon pour entreprise

Elle est à différencier du tampon proprement dit. En effet, celle-ci désigne la substance d’impression de l’accessoire. Les couleurs les plus courantes sont le bleu, le rouge et le noir.

Le bleu est employé souvent pour des décharges de correspondances administratives à la réception. Il est employé également pour les particuliers qui choisissent d’avoir aussi des tampons personnalisés avec leur noms, prénoms et numéros de téléphone. Il est destiné aussi bien pour un usage administratif que pour un usage non administratif.

Le rouge est d’usage courant sur le tampon pour entreprise dans les administrations publiques et privées. Il est vivement conseillé pour les sceaux des institutions, des autorités publiques, des entreprises privées. Cette couleur est également utilisée pour les mentions d’approbation ou de certification. Elle frappe à l’œil plus que toutes les autres.

Le noir est une couleur assez singulière. Son usage comme encre de tampon est plutôt rare et modéré. Dans les entreprises, il est employé. Cependant, il n’est pas utilisé pour des documents officiels. Il peut notamment servir pour les dateurs et folioteurs.

Le tampon pour entreprise est un outil indispensable à la vie administrative de toutes les personnes morales. Il répond à des standards. Néanmoins, il mérite bien d’être customisé pour des besoins de spécifiques d’usage et de goût.

Pourquoi choisir un tampon encreur de société ?

Si vous avez une entreprise, il est fort probable que vous ayez besoin d’un tampon encreur de manière régulière. Maintenant, il en existe de différentes formes, tout simplement pour répondre à des besoins différents. Voyons ce qu’il en est.

Si vous cherchez à identifier facilement votre entreprise sur divers documents, alors vous aurez besoin d’un tampon encreur personnalisé avec le nom, les coordonnées et le numéro d’immatriculation de votre société. Ainsi, cela pourra vous servir lorsque vous réceptionnerez vos courriers et colis. Vous pourrez également authentifier des documents importants, sans avoir à tout inscrire manuellement.

Pour ce genre de tampon, nous vous conseillons de sélectionner un  modèle automatique avec boitier plastique, comme cet exemple tampon encreur société. Si vous êtes souvent en déplacement, vous pouvez opter pour un format de poche. C’est très pratique pour tous les métiers de commerciaux, mais également si vous participez à des foires, des forums, des congrès ou des manifestations de cet ordre. Pour la forme, vous êtes libre de partir sur un rond ou un rectangle.

Si vous avez besoin d’aide pour trier vos documents et ainsi les retrouver ou les ranger plus facilement, il existe toute une gamme de tampons avec des messages différents. Vous pouvez notamment y trouver :

• Payé
• Urgent
• Comptabilisé
• Annulé
• À archiver
• …

Dans le cas où votre besoin est ponctuel, vous pouvez choisir un tampon en bois. Par contre, dès lors que vous devrez l’utiliser tout au long de la journée, nous vous conseillons le tampon automatique. Cela vous évitera de chercher l’encreur et de vous salir les doigts.

Sachez également que vous pouvez trouver des tampons dateurs. C’est très utile si vous devez inscrire la date tout au long de la journée. Le tampon vous fera gagner un temps précieux au quotidien. Dans le même ordre, vous avez le tampon numéroteur. Cette fois, il s’agit surtout de limiter le risque d’erreur, en recopiant les chiffres. C’est important lorsque vous devez assurer une continuité dans la numérotation des dossiers.

Vous pouvez également avoir besoin d’un tampon d’entreprise pour vous identifier sur les courriers que vous envoyez. En effet, en tant que professionnel, vous bénéficiez de tarifs préférentiels pour l’envoi, mais pour cela, il faut un tampon sur l’enveloppe ou sur votre colis. Pour le côté visuel, il peut être intéressant d’y mettre votre logo. Peu importe que cela soit un tampon rectangulaire ou rond. Toutefois, avec ce dernier, cela peut donner une impression de sceau officiel.

Enfin, vous pouvez avoir besoin d’un tampon encreur pour les cartes de fidélité de vos clients. Dans ce cas, le modèle sera bien différent de tout ce que nous vous avons présenté jusqu’à présent. L’empreinte sera notamment bien plus petite pour pouvoir remplir une carte avec plusieurs tampons. Ensuite, cela ne sera pas forcément le tampon du logo de votre société. Vous pouvez notamment sélectionner le dessin d’une part de pizza si vous êtes restaurateur ou encore une paire de ciseaux si vous êtes coiffeur.