Comment faire une bonne fiche de paie ?

Le bulletin de paie est un document que l’employeur doit remettre à chaque employé au moment du paiement des salaires. Son élaboration est encadrée par la loi et implique la prise en compte de nombreuses mentions obligatoires. Il revient ainsi au service des ressources humaines d’établir un bulletin de paie de manière mensuelle ou selon la fréquence de la rémunération. Comment faire une bonne fiche de paie ?

Établissement de la fiche de paie : optez pour l’automatisation

Avec l’évolution des nouvelles technologies, il est possible pour les entreprises de miser sur le traitement automatique de certaines tâches. Par conséquent, on assiste de nos jours à l’automatisation de la fiche de paie qui est une solution très pratique pour les RH.

Elle permet en effet aux ressources humaines de gagner du temps, car elle élimine le traitement manuel du paiement des salariés. La gestion des salaires est une tâche qui peut très vite devenir chronophage et fastidieuse et qui requiert du temps ainsi qu’une grande concentration. De fait, l’automatisation de la fiche de paie permet d’éviter les erreurs et favorise une réduction maximale des coûts.

Élaboration de la fiche de paie : à propos des mentions obligatoires

Pour réussir l’élaboration des fiches de paie, il est important de prendre connaissance des mentions obligatoires.

Les informations concernant l’employeur

Les services RH doivent intégrer quelques informations relatives à l’employeur dans la fiche de paie :

• nom, adresse,
• référence de l’organisme ou les cotisations de la sécurité sociale,
• le numéro d’immatriculation sous lequel ces dernières sont versées,
• le code APE pour les entreprises qui sont inscrites au répertoire de l’INSEE.

Les informations concernant le salarié

Pour le salarié également, certaines informations doivent être obligatoirement inscrites sur la fiche de paie. Il s’agit :

• du nom et de l’intitulé de l’emploi du salarié,
• de la position du salarié dans la classification conventionnelle applicable.

Les informations à propos de la législation applicable

Il est aussi impératif que la fiche de paie mentionne l’intitulé de la convention collective applicable. À défaut, il faudra préciser les références du Code du travail concernant les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail ou encore la durée des congés payés.

Les informations sur la paie du mois

On doit retrouver sur la fiche de paie les renseignements relatifs à la paie du mois. Il s’agit entre autres de :

• la période et du nombre d’heures auxquels se rapporte la rémunération,
• du type et du volume de forfait auxquels se rapporte la rémunération pour les travailleurs sous convention de forfait,
• l’indication sur la base de calcul du salaire, quand, exceptionnellement la durée de travail ne constitue pas la base de calcul,
• la valeur de la rémunération brute,
• la nature et du montant de l’ensemble des prélèvements sociaux et fiscaux sur la rémunération brute,
• du montant net à payer ainsi que la date de paiement,
• le cas échéant, les dates de congés payés ainsi que le montant de l’indemnité correspondant s’il y a une période de congé comprise dans la période de paie,
• du montant de la prise en charge des frais de transport personnels ou de transport public.

Enfin, il est interdit d’intégrer sur la fiche de paie l’exercice du droit de grève ainsi que l’exercice des fonctions de représentant du personnel. Pour sécuriser et faciliter la gestion de paie, il est recommandé de se servir d’un logiciel spécialisé.