En entreprise, l’utilisation d’ERP est de plus en plus fréquente. Cette solution regroupe tous les types de processus nécessaires à la gestion complète des différentes activités : gestion commerciale, comptabilité, ressources humaines, logistiques, etc. Tout ceci, au sein d’une même plateforme. Le processus d’exécution des activités est ainsi simplifié pour un fonctionnement plus efficace et plus optimal de l’entreprise. Découvrez ici tout ce qu’il y a à savoir sur les fonctionnalités d’un logiciel ERP, son utilité ainsi que les principaux critères pour bien choisir.
Qu’est-ce qu’un logiciel ERP ?
Encore appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré), le logiciel ERP (Entreprise Ressource Planning) est un système d’information qui permet la gestion et le suivi au quotidien de l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise. Il intègre une multitude de fonctionnalités telles que la facturation, la gestion des stocks, la gestion de la relation client, la gestion des achats, etc. Le logiciel permet ainsi un meilleur pilotage de l’ensemble des flux, au moyen d’un seul outil. Avant de répondre à la question : comment choisir son logiciel ERP ?, allons d’abord à la découverte des avantages du PGI.
Pourquoi se doter d’un logiciel ERP ?
Les raisons pour lesquelles les entreprises doivent se doter d’un logiciel ERP sont diverses. D’abord, tous les modules sont reliés à une base de données unique, ce qui garantit la cohésion de l’information au sein des différents services de l’entreprise. L’accès à la bonne information optimise le travail et permet aux différents services d’être synchronisés en temps réel. De même, le logiciel PGI facilite la communication au sein de l’entreprise. Il offre même la possibilité d’automatiser l’attribution des tâches et les demandes de modération.
La prise en charge de l’ensemble du Système d’Information (SI) de l’entreprise permet aussi d’avoir une vision globale sur les informations qui circulent au sein de l’entreprise et d’apporter les ajustements nécessaires en cas de besoin. Partout et à tout moment, vous pouvez accéder aux données dont vous avez besoin pour la prise de décision. De ce fait, le risque d’erreur est limité et vous gagnez en temps et en efficacité. Ce gain de productivité se traduit alors par une augmentation du chiffre d’affaires.
L’utilisation d’un logiciel ERP réduit considérablement les coûts d’exploitation. À lui seul, le logiciel PGI remplace en effet tout une série d’outils. Les coûts de formation pour la prise en charge ainsi que les coûts d’entretien (à terme) sont donc revus à la baisse.
Les logiciels ERP sont pour la plupart du temps évolutifs et adaptatifs. Ils sont conçus de sorte à s’adapter à votre activité, aux besoins de votre entreprise ainsi qu’aux éventuels changements qui pourraient survenir. Ceci, grâce aux services complémentaires ainsi qu’aux extensions qui viennent compléter la version classique du logiciel.
Comment bien choisir son ERP ?
Le choix de son ERP repose sur la prise en compte de ses besoins. Sur le marché, les offres sont diverses, mais la solution ERP qu’il vous faut ne l’est pas pour autant. Ainsi, pour bien faire votre choix, le premier critère à prendre en compte est votre métier.
Quelle solution ERP choisir : horizontale ou verticale ?
Si votre entreprise a un métier assez spécifique, il vous faut choisir une solution ERP « verticale ». Ce type de PGI propose des fonctionnalités adaptées à chaque secteur d’activité. La santé, l’agroalimentaire, le commerce, la logistique ou encore le BTP optent généralement pour des ERP spécialisés.
Dans le cas où votre métier est plutôt de type généraliste, c’est la solution ERP « horizontale » qui vous conviendra le mieux. Celle-ci propose des fonctionnalités de base, mais est en mesure de répondre à l’ensemble des besoins d’une entreprise quelconque. Le PGI horizontal couvre une grande majorité des secteurs d’activités et peut être personnalisé pour mieux répondre à un besoin ou à un autre.
ERP on-premise ou en mode SaaS ?
Les logiciels de type « on-premise » sont des solutions qui nécessitent l’obtention d’une licence pour fonctionner. Ils sont généralement moins chers et les services proposés sont minimes. Ce type d’installation convient aux besoins des grandes entreprises. Une fois acquis, l’ERP « on-premise » doit être installé sur les serveurs de l’entreprise avant son utilisation. Pour son bon fonctionnement, une maintenance régulière est de mise. Ce qui implique des coûts supplémentaires (liés à la main-d’œuvre et aux ressources techniques nécessaires). Toutefois, certaines solutions comme Divalto Infinity sortent un peu du lot en proposant une meilleure offre pour les PME et les ETI.
Les ERP SaaS tels que le logiciel Sage ou encore la solution Unit 4, en revanche, impliquent l’entretien et des efforts d’intégrations minimales. Ce type d’ERP convient aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises. Il permet de faire une économie conséquente des coûts d’exploitation. Les solutions PGI en mode SaaS sont en effet disponible sur Cloud. Ils sont donc beaucoup plus commercialisés sous forme de service et non de logiciel. C’est justement ce qui explique les efforts d’entretien presque inexistants.
Cette charge de l’entretien revient en réalité à l’éditeur qui s’occupe aussi de l’hébergement, de l’installation, de la configuration ainsi que de l’administration du serveur. Cela présente l’avantage de dispenser l’utilisateur de toute contrainte technique. Le PGI en mode SaaS peut être mis à jour de manière automatique et à distance. Il est plus rapide et on peut y accéder à partir de n’importe quel terminal.
L’évolutivité de la solution PGI
Une entreprise est amenée à se développer. Pour cette raison, il est important d’opter pour un ERP évolutif qui saura s’adapter aux évolutions et aux changements de l’entreprise. C’est un investissement sur le long terme pour lequel il convient de bien s’informer afin de ne pas être limité une fois que des évolutions fondamentales surviennent. Il est donc préférable de rechercher un éditeur ayant fait ses preuves et dont l’une des priorités est d’anticiper les futurs besoins des entreprises. Pour cela, prenez conseil auprès de vos proches, faites le tour des avis clients et accordez une attention particulière à la fréquence des mises à jour.
La disponibilité de l’éditeur
S’il est nécessaire de se procurer la bonne solution ERP, il faut également se former à son utilisation. Le personnel de l’entreprise joue un rôle important dans la réussite des activités. Il est donc essentiel de s’assurer de sa capacité à bien utiliser l’ERP. Un éditeur, qui se montre prêt et disponible à former et à assister les équipes, est un partenaire de confiance sur le long terme. Vous pouvez lire également : comment créer sa SCI ?
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