Focus sur les logiciels de paie gratuits

En entreprise, la gestion de la paie est une tâche complexe et technique qu’il convient de ne pas prendre à la légère. Pour mener à bien cette fonction essentielle, les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions spécialisées. Il s’agit notamment des logiciels de paie qui, au-delà de l’aspect lié aux rémunérations, offrent un grand nombre d’avantages. Si certains professionnels préfèrent la version payante de ces outils, d’autres estiment qu’une version gratuite est largement suffisante. Mais qu’en est-il vraiment ? Est-il nécessaire de choisir une solution payante alors qu’il existe des logiciels gratuits ? Nous vous proposons une analyse détaillée et objective sur le sujet.

Le logiciel de paie, un outil essentiel pour les entreprises

Un logiciel de paie comme PayFit est un outil qui s’occupe de manière automatique de toutes les tâches liées à la gestion de paie. Il prend en compte tout le processus administratif de la paie et se charge aussi, le plus souvent, de la gestion du personnel. Entre autres fonctionnalités, le logiciel de paie s’occupe de l’établissement des fiches de paie et du règlement des charges salariales et sociales. Ses fonctionnalités couvrent aussi :

• la production de documents administratifs (contrats de travail, attestations Pôle emploi, promesses d’embauches, certificats de travail, etc.) ;
• la gestion des temps, des compétences et des carrières ;
• la réalisation des déclarations annuelles des données sociales ;
• la planification et le suivi de l’évolution de la masse salariale ;
• la génération des fichiers pour le virement des salaires ;
• le report des écritures salariales dans les documents comptables ;
• le calcul des congés payés, heures supplémentaires primes, indemnités diverses, etc.

Utilité des logiciels de paie

Aujourd’hui, le logiciel de paie est un outil presque indispensable au sein des entreprises. Cette solution représente une grande aide dans la gestion des Ressources humaines, car elle facilite et automatise plusieurs tâches. L’édition des bulletins de salaire, le calcul des congés payés ou encore le calcul des cotisations salariales sont par exemple des tâches difficiles et fastidieuses à réaliser, même si on a la technicité. Recourir à une solution telle que le logiciel de paie est alors une excellente chose.

Quels sont les avantages ?

À bien des égards, l’utilisation d’un logiciel de paie s’avère très avantageuse. On bénéficie notamment d’un gain de temps précieux grâce à l’automatisation des tâches liées à la paie. Grâce à cette solution, on assiste à une meilleure répartition des ressources humaines de l’entreprise qui pourront se focaliser sur d’autres tâches importantes.

De plus, le logiciel de paie est un outil évolutif qui s’adapte au développement de l’entreprise ainsi qu’à ses besoins. Mieux, il limite l’utilisation abusive du papier et contribue à la préservation de l’environnement. En effet, il y a une dématérialisation des fiches de paie due au fait que les documents sont désormais électroniques. Par ailleurs, tous les logiciels ne se valent pas. Alors que certains ne se contentent que de la paie, d’autres accompagnent l’entreprise dans tout le processus de la gestion des ressources humaines.

Logiciel de paie gratuit : est-ce une bonne idée ?

Bien que tous les fabricants offrent une version gratuite des logiciels qu’ils proposent, il est important de souligner que cela ne suffit malheureusement pas. La version gratuite est, le plus souvent, destinée à l’apprentissage et la prise en main. Ainsi, après quelques jours, vous devriez débourser quelques euros pour continuer à en profiter. D’autres outils dits « gratuits à 100 % » vous proposeront des fonctionnalités limitées qui, sur le moyen terme, ne seront pas suffisantes.

D’autres encore sont gratuits jusqu’à un certain nombre d’employés et au-delà, ça devient payant. Si vous souhaitez une utilisation professionnelle, performante et responsable, il convient d’acquérir une version plus complète avec laquelle vous bénéficiez d’une série de fonctionnalités utiles.

Par ailleurs, l’utilisation de logiciels gratuits expose votre entreprise à des problèmes de sécurité. En effet, la plupart des modèles non payants ne proposent pas une sécurité assez solide contre les cyberattaques ou les virus informatiques par exemple.

Cela pourrait véritablement nuire à votre entreprise, car les données de vos salariés pourraient se retrouver sur la toile du jour au lendemain. Les conséquences sociales et économiques seront sans doute très lourdes à supporter, aussi bien pour l’entreprise que pour les salariés. Pour toutes ces raisons, il est préférable d’effectuer un minimum d’investissement afin d’avoir de meilleurs résultats.

Et Excel alors ?

Excel est un excellent outil qui permet de réaliser de nombreuses tâches parmi lesquelles la gestion de paie. Il existe sur le web plusieurs modèles gratuits de fiches de paie basée sur Excel. Même si cela peut convenir à des débutants ou de très petites boîtes, il faut reconnaître qu’on est très vite limité, surtout si vous avez des besoins spécifiques. De plus, recourir à cette alternative pour gérer la paie ne fait pas de vous un professionnel. L’utilisation d’une feuille Excel implique aussi de saisir manuellement toutes les informations nécessaires, ce qui vous expose à un risque d’erreur très élevé.

Pour ce qui est du volet sécurité, ce type de solution est encore moins fiable que les logiciels de paie gratuits. En réalité, il ne s’agit que d’un fichier qui peut très vite subir des attaques de virus et se dégrader. On peut aussi très rapidement le supprimer sans faire attention ou par inadvertance. De même, en cas de pertes de données, il n’y a aucune garantie d’une quelconque récupération intégrale et même si la récupération avait eu lieu, les données ne seraient sans doute pas actualisées.

Comment bien choisir son logiciel de paie ?

Plusieurs critères entrent en jeu pour le choix de votre logiciel de paie, mais le principal est lié à l’activité de votre entreprise. En effet, certains outils sont conçus pour des activités spécifiques. Il peut être intéressant d’y avoir recours si vous recherchez quelque chose taillé sur mesure. Néanmoins, il existe des solutions qui s’adaptent à tous les types d’activités. Ces dernières sont idéales si vous envisagez une diversification à l’avenir. En outre, les critères de la taille de l’entreprise et du budget qui ne sont pas à négliger.