Dans le monde de l’entreprise, la gestion de portefeuille de projets requiert l’utilisation d’outils de planification pour assurer à chaque entité sa position au sein du marché. Dans le but d’atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés, les managers doivent se servir d’un outil PPM ou outil de portefeuille de projet (« project portfolio manager »). Celui-ci a été développé pour optimiser les processus de gestion de projets et les rendre beaucoup plus efficaces. C’est une solution qui accélère ainsi le suivi de l’ensemble des projets qui sont menés par une entreprise. Cet outil de gestion met à la disposition des managers tous les moyens afin qu’ils puissent recueillir, qualifier et hiérarchiser leurs idées et les piloter avec une grande assurance. Le tout, en ayant une excellente visibilité des ressources disponibles.
Fonctionnement de l’outil PPM
Généralement, l’outil PPM permet une gestion efficace des projets de manière simultanée. Étant donné que celle-ci nécessite l’exécution de différentes tâches (estimation des faisabilités, analyse des données stratégiques, suivi d’état d’avancement…), l’utilisation de cet outil permet aux managers de s’acquitter de l’ensemble des activités liées à ses projets plus facilement et dans de courts délais.
Pour ce faire, il embarque des programmes permettant l’automatisation de la plupart des tâches sous la responsabilité des administrateurs et des équipes chargées de l’organisation des projets. Si vous souhaitez en savoir plus, alors cliquez ici pour consulter le site d’un éditeur de solutions spécialisé dans le pilotage de projet.
Les outils PPM offrent aux dirigeants des modules importants dédiés à l’optimisation du portefeuille de l’entreprise et à la corrélation de celui-ci avec la planification et l’exécution de projets. L’objectif est d’atteindre les délais fixés tout en garantissant le lancement des projets et en se conformant au budget établi.
Conseils pour bien choisir son outil PPM
Pour bien choisir un outil PPM pour votre entreprise, vous devez commencer par une analyse interne de cette dernière. Cela vous permettra d’identifier le niveau de maturité de la gestion du portefeuille de projets ainsi que les défis et contraintes qui se présentent au quotidien.
Pour entamer le processus de recherche et d’acquisition d’un outil PPM, il faudra remplir en amont certaines conditions. En ce sens, vous devrez effectuer une étude préliminaire, identifier les fonctions requises afin de passer à un niveau supérieur de gestion de portefeuille de projets et avoir une parfaite compréhension du marché des solutions de PPM.
En gros, tout choix de logiciel PPM doit être précédé des étapes que sont :
- l’évaluation de la maturité de votre entreprise en termes de gestion de portefeuille de projets,
- le repérage des points faibles actuels et des problématiques,
- l’identification des fonctionnalités utiles de l’outil PPM,
- l’analyse approfondie du marché des logiciels de PPM.
Évaluez la maturité de la gestion du portefeuille de projets
Notez que de nombreux facteurs entrent en jeu dans la gestion de portefeuille de projets : planification stratégique, gestion des ressources, hiérarchisation des projets, plan capacitaire, budgets, risques, coûts, gestion de la demande. La gestion de tous ces aspects est le défi des bureaux de projets. D’où l’importance de définir le degré de maturité des process et de repérer les outils, ainsi que les sources de connaissances sur lesquels se base la gestion de portefeuilles de l’entreprise.
La gouvernance du portefeuille
Cette phase consiste à étudier la gouvernance du portefeuille de projets. Est-ce que votre entreprise possède un bureau des projets chargé de la gouvernance ou est-ce que cette tâche est sous la responsabilité des chefs de projet ? Dans le cas où il y a un bureau des projets existant, alors demandez-vous quel est son pouvoir décisionnel pour les process liés à la gestion du portefeuille de projets.
La hiérarchisation des projets
Il s’agira ici de se questionner sur l’efficacité des process de hiérarchisation des projets en cours. En ce sens, vous devrez analyser la puissance dont dispose le système qui permet la hiérarchisation des projets et optimiser leur portée, leur budget, ainsi que leurs délais. Profitez également de l’occasion pour repérer ceux qui supervisent cette hiérarchisation.
La gestion de la demande
Posez-vous les interrogations suivantes :
- Quel est le nombre de canaux qui traitent la gestion des demandes d’activités ?
- Est-ce que les objectifs à atteindre et les avantages à la clé sont bien documentés par les demandes reçues ?
- Quel est le taux de demandes refusées suite à l’analyse initiale ?
Il faut dire que la gestion de la demande fait partie des aspects les plus complexes de la gestion de portefeuille de projets. C’est ainsi un excellent indicateur de la santé des entreprises, des individus et des équipes.
La performance du portefeuille
C’est un système centralisé permettant la consultation des indicateurs clés de performance, les rapports, les tableaux de bord ainsi que les autres informations relatives à la gestion de portefeuille de projets.
Demandez-vous si les parties prenantes peuvent accéder facilement à tous les tableaux de bord et aux rapports liés aux portefeuilles de projets. De même, il faudra définir si ces informations sont intégrées aux autres applications.
Identifiez les faiblesses et les problèmes à traiter
Il est rare que la gestion de portefeuilles de projets ne présente qu’un seul point faible. Parmi les défis de gestion de projets les plus courants auxquels font face les managers, on peut citer le manque d’alignement stratégique, la mauvaise hiérarchisation des projets, l’absence de gestion du plan capacitaire à long terme…
Après l’identification des points faibles, vous devrez faire une évaluation des process en place dans le portefeuille de projets et dresser la liste des différentes techniques de travail utilisées par les départements de l’entreprise.
Identifiez les fonctionnalités
Après votre analyse, vous devrez connaître les points faibles de votre entreprise. L’idéal est que l’outil PPM vous offre toutes les fonctionnalités requises ainsi qu’une bonne flexibilité pour sa configuration et l’adaptation des nouveaux modèles de gestion. Parmi les fonctions exhaustives qu’on doit trouver dans un logiciel PPM, on peut citer :
- les rapports et tableaux de bord,
- la modélisation de projet (Agile, cascade),
- le déploiement multi-entreprises,
- le suivi des indicateurs clés de performance,
- le suivi budgétaire,
- l’importation/exportation de données.
Vous l’aurez compris, la stratégie est le maître-mot pour choisir un outil de gestion de portefeuille de projets. Vous devrez vous poser les bonnes questions afin de définir l’outil le plus adapté à votre entreprise et à son fonctionnement.
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